中小型企業管理引入OA系統的意義

中小型企業管理引入OA系統的意義

企業隨著社會的發展,進入當前的網絡時代,信息化管理大大提高,傳統的辦公模式已經極大地束縛了人的創造力和想象力,埋沒了人的智慧和潛能,使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復的工作。手工模式無法滿足新形勢下發展的需要,人們需要用先進的生產工具來提高企業的辦公效率。傳統的管理方式造成整個單位辦公環境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發生,管理成本、辦公費用居高不下,不但給企業帶來了嚴重的經濟負擔,而且也不能營造一個和諧的辦公環境。領導在日常繁忙的工作中,不能及時、有效的對各項工作按輕重緩急來處理,給許多領導帶來了繁重的工作壓力。因此企業需要一套規范化的管理模式,OA辦公讓所有的工作不但能有條不紊,還能節省時間、成本并提高效率。

一、引進OA辦公的意義:
 眾所周知,OA是OFFICE?AUTOMATION的縮寫,本意為利用技術的手段提高辦公的效率,進而實現辦公的自動化處理。從最初以大規模采用復印機等辦公設備為標志的初級階段,發展到今天以運用網絡和計算機為標志的現階段,OA對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。具體來說,OA辦公對于公司現階段的工作具有如下意義:
1、有利于公司的健康發展和整體凝聚力提升,OA辦公是集團整體使用的,在使用的過程中能夠使各部門真切感受的一個集團的實實在在的存在,能夠增加主人翁意識,催進集團品牌的提升。
2、有利于公司各部門轉變管理觀念和工作模式,提高辦事效率,克服傳統管理模式和辦公模式帶來的不良做法,是各部門權利與義務明確,方便公司領導監督與指導。
3、有利于公司節約行政開支,節省人力、財力。同時,在全局內部建立一個高效的協同管理工作平臺和集中的信息整合呈現平臺,形成各部信息共享、和諧互助的良好氛圍,建立健全組織文化,實現真正的以人為本。
 二、另外相比目前公司辦公,OA辦公的優勢具體體現在:
1、效率大大提高:
 由于當前辦公的條件所限,目前各類公文、政令的傳遞速度有時不夠及時迅速,應變能力較差。而采用OA辦公后有望改變這一情況,一些以前需要幾天甚至更長時間才能解決的現實情況和問題短時間內便能獲得反饋,從而大大加強了政令推行的實效性,使工作效率得到極大提高。
2、節約大量資源:
 首先是紙張的節約。現在每天發放公文、通知、工作計劃等大量文件,辦公用紙也是一筆不小的費用。引進OA辦公,一年至少可為公司節省辦公用紙及其耗材的費用。其次是時間的節約,引入OA辦公后,公文草擬、審核、批辦、簽發、登記、傳閱等流程都可以在OA辦公上進行,省去了許多不必要的麻煩,為公司深入開展各項工作節約了寶貴的時間。
3、功能全面便捷:
 采用OA辦公后,其他應用系統都可以集成到OA辦公做接口,網站發布信息、文件歸檔工作等,都可利用OA模塊的相關系統來處理,進行起來更加簡捷方便、得心應手。
4、利于信息整合:
OA辦公的信息報送模塊有助于集團各部門更好地采集與處理信息,同時我們還可利用系統對信息進行篩選、分類、整理與歸納,使之轉換為集團工作的重要參考依據。從而實現資源整合、信息共享,進一步發揮信息資源的社會效益與經濟效益。
 綜上所述,引入OA辦公,對于集團實現辦公先進性、快捷高效性、資源使用合理性、決策依據準確性、辦公模式標準化、資源配置最優化、行政管理統一化等,具有極為重要的意義。

 

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